Jak napisać umowę i co musi się w niej znaleźć?

Umowy to dokumentacja niezbędna w wielu dziedzinach naszego życia. Są potwierdzeniem zarówno tak doniosłych rzeczy jak podjęcie nowej pracy, ale także tych prostszych jak np. wykupienie miesięcznego karnetu na siłownię. Jedną z umów, które budzą największe obawy pod względem poprawności jest ta dotycząca wynajęcia mieszkania. Jeśli zastanawiasz się, jak napisać umowę i bezpiecznie wynająć mieszkanie, przeczytaj nasz poprzedni wpis.

Umowy najczęściej zawierają osoby fizyczne lub firmy. Obecnie coraz trudniej funkcjonować bez zawierania wielu umów. Pojawia się jednak pytanie, jak takie umowy skonstruować, by były one poprawne i umożliwiały dochodzenie swoich praw. Jak napisać umowę i jakie elementy muszą się w niej znaleźć? Przychodzimy z kilkoma wskazówkami dotyczącymi zawierania umów.

Jak napisać umowę dbając o odpowiedni układ

W celu zachowania większej przejrzystości umowy, należy zachować odpowiedni układ różnych jej elementów. Postanowienia powinny zostać wymieniane w określonej kolejności. Umowa powinna być skonstruowana  i podzielona na paragrafy w logiczny i intuicyjny sposób. Paragrafy warto podzielić także na ustępy. Na początku umowy powinny zostać wymienione strony i przedmiot umowy, natomiast w kolejnych paragrafach należy jak najdokładniej opisać zobowiązania oraz uprawnienia każdej ze stron. Na końcu umowy powinny znajdować się podpisy.

Data i miejsce zawarcia

Jeżeli zawieramy umowę w formie pisemnej, data jest niezbędnym jej elementem. Dzięki temu dokładnie wiemy, od którego momentu dana umowa obowiązuje i od kiedy są ważne postanowienia, które są jej częścią. Data może być napisana zarówno w prawym górnym rogu umowy, jak i zapisanie jej w nagłówku. Miejsce zawarcia z kolei rozwiewa wątpliwości na temat prawa, które obowiązuje w danym miejscu. Dodatkowo, może także wskazywać sąd właściwy do rozpoznania sprawy. Podobnie, jak w przypadku daty, miejsce zawarcia umowy można określić w prawym górnym rogu lub w nagłówku umowy.

Strony

Aby poprawnie zawrzeć umowy należy bardzo dokładnie wskazać, kto tak właściwie jest stroną umowy. Należy w sposób jednoznaczny wskazać, kto zawarł umowę oraz gdzie znajdują się siedziby lub miejsca zamieszkania. Jeżeli stroną umowy jest przedsiębiorca, ważnym elementem może okazać się NIP czyli numer identyfikacji podatkowej, a także nazwa przedsiębiorstwa. W przypadku zawarcia umowy przez osobę fizyczną niezbędne są takie dane jak PESEL, imię, nazwisko oraz adres zamieszkania.

Co z adresami?

Należy wziąć pod uwagę, że w jednej miejscowości może mieszkać kilka osób o takim samym nazwisku, oraz, że niektóre nazwy miejscowości powtarzają się. W przypadku powtarzających się nazw miejscowości wszelkie wątpliwości dotyczące stron, powinien rozwiać kod pocztowy. Jeżeli zawieramy umowę z osobą prawną, warto zweryfikować, kto ma uprawnienia do jej reprezentowania. Warto w umowie pilnować także poprawnego nazywania stron i umieścić zapis taki, jak np. “zwany/-a dalej pracodawcą”. Jeżeli zawieramy umowę z osobą, która prowadzi działalność gospodarczą, warto obok adresu prowadzenia działalności, wskazać także adres zamieszkania. Dzięki temu  łatwiej będzie odnaleźć osobę, nawet w przypadku zakończenia przez nią działalności. Łatwiejsze będzie także wytoczenie sprawy sądowej jeśli strona nie wywiąże się ze swoich zobowiązań.

Jak napisać umowę? –  kluczowa precyzyjność i zrozumiałość

Jest to jedna z najważniejszych rzeczy. Każda umowa musi być jak najbardziej precyzyjna! Umowa powinna być zrozumiała. Język, który jest niezrozumiały i sztywny nie będzie odpowiedni do konstruowania umów. Im tekst będzie jaśniejszy i bardziej zrozumiały, tym bardziej prawdopodobne, że nie pojawią się komplikacje i wątpliwości np. dotyczące definicji. Konstruowanie umowy nie polega na używaniu jak najbardziej skomplikowanych słów w celu uzyskania przewagi nad drugą stroną. Jeśli zastanawiasz się, jak napisać umowę w sposób czytelny warto przemyśleć np. wprowadzenie słowniczka, który ułatwi zrozumienie niektórych zapisów, a ponadto zwiększy czytelność. Głównym celem umowy jest zabezpieczenie interesu stron oraz zrealizowanie założonego celu. Precyzyjność i prostota będzie w tym celu niezbędna, ale nie oznacza to, że można operować pojęciami z języka potocznego. Należy mieć na uwadze, że jasne określenia, zrozumiałe dla stron zdecydowanie ułatwiają osiągnięcie celu.

Wypowiedzenie

W umowie należy zawrzeć informacje dotyczące sposobu wypowiedzenia umowy. Należy napisać kto i w jaki sposób może tego dokonać. Należy zastrzec odpowiedni rygor, ponieważ w skrajnych przypadkach może się okazać, że do wypowiedzenia umowy wystarczy przesłanie e-maila! Przykładowo umowa pisemna pod rygorem nieważności oznacza, że dokonanie wszelkich zmian w umowie i niezachowanie formy pisemnej np. poprzez ustną modyfikację, spowoduje nieważność umowy z mocy prawa.

Co z załącznikami?

Nie jest to element konieczny dla każdej umowy, jednak warto o nim wspomnieć ze względu na spełnienie bardzo ważnej funkcji, a mianowicie funkcji dowodowej. Dodatkowo załączniki uzupełniają umowę. Za taki przykład może posłużyć dostarczenie kserokopii dokumentów. Zwiększa to szanse na to, że strona, z którą zawieramy umowę faktycznie jest tym, za kogo się podaje.

Jak napisać umowę – co w przypadku wątpliwości?

Powinniśmy zapamiętać, że nie ma ludzi nieomylnych. W kwestii zawierania umów mogą nam zdarzyć się drobne błędy, jednak czasem nawet takie drobne przeoczenia mogą mieć realny wpływ na to, co stanie się później i jak będzie można dochodzić swoich praw. W niektórych sytuacjach niezbędna będzie pomoc fachowca, który dzięki swojej wiedzy rozwieje wszystkie wątpliwości dotyczące zawierania umów oraz innych kwestii – takich jak np. wybór spółki czy prowadzenie działalności nierejestrowej. Jeżeli nie wiemy, czy nasza umowa jest poprawna, warto o to zapytać. Jeśli nie wiesz, czy Twoje prawa są odpowiednio chronione i zabezpieczone, zapytaj o to specjalistę! Jest to wskazane nie tylko przy samodzielnym konstruowaniu umowy, ale także np. w przypadku podpisania umowy dotyczącej pożyczki, ze względu na to, że niektóre podmioty oferują bardzo niekorzystne warunki.

Czy napisany przez nas artykuł jest dla Was pomocny? Być może macie jakieś doświadczenia związane z pisaniem umów i same posiadacie jakieś wskazówki? Zachęcamy do podzielenia się swoją opinią w komentarzu!